Oleh : Dyah Rahmawati
Pendahuluan
Manusia memiliki memori untuk mengingat sebuah peristiwa atau kejadian. Namun, manusia tidak benar-benar mampu mendokumentasikan setiap peristiwa yang dilewati secara detail. Kalau pun mampu, manusia tidak bisa menjadi alat pengukuran yang tepat dalam sebuah dokumen. Dalam hal-hal teknis seperti catatan-catatan misalnya, otak manusia tidak memiliki kapasitas untuk merekam dengan sedetail-detailnya. Karena itu, dibutuhkan sebuah keilmuan atau bahkan peran seseorang untuk mencatat dan menata letakkan sebuah dokumen. Pola ini disebut kearsipan.
Kearsipan, dalam beberapa hal, masih sering dipahami sebagai klasifikasi berkas atau kertas di sebuah laci lemari yang hanya bisa dibuka dalam waktu-waktu tertentu ketika dibutuhkan. Padahal tanpa sistem kearsiapan, sebuah perkantoran atau kelembagaan, aktivitas alur kerja seringkali terhambat. Hal ini disebabkan karena keasrsipan merupakan sistem atau serangkaian kegiatan yang tidak hanya menumpuk kertas melainkan upaya mengumpulkan, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan hingga menemukan kembali sebuah dokumen jika dibutuhkan dengan cepat. Tidak hanya itu, kearsipan juga bertanggung jawab atas keamanan sebuah dokumen. Dari sini sudah terlihat betapa penting ilmu atau sistem atau peran kearsipan dalam sebuah kelembagaan.
Latar Belakang Masalah
Aktivitas perkantoran tidak lepas dari dokumen-dokumen. Karena sebuah surat keluar saja, bisa jadi bukti bahwa kantor tersebut dikatakan hidup. Apalagi, dalam aktivitasnya, jika dalam kesehariannya selalu kantor itu melahirkan dokumen seperti nota dinas, perjanjian kerja sama, data kepegawaian, hingga keputusan penting dalam setiap rapat atau kebijakan pimpinan, ini pertanda betapa berkembangnya kantor tersebut.
Namun itu, semaju apa pun sebuah kantor, jika dokumen-dokumen yang dilahirkan tidak tertata secara sistematis, maka problem akan segera timbul. Jangankan hilangnya dokumen, sulit menemukan dokumen yang dibutuhkan saja, misalnya, dapat menjadi penghambat laju perkantoran. Atau, jika dokumen itu berupa transaksi jual beli rusak akibat kurangnya ketidak mampuan lembaga merawat dan memelihara, tentu ini merugikan di kemudian hari. Problem-problem yang terhubung dengan dokumen itu perlu diberikan perhatian penuh dalam sebuah perkantoran. Tepatnya, membutuhkan seseorang yang memang secara khusus menangani masalah kearsiapan.
Dengan demikian, kearsiapan tidak boleh dipandang sebelah mata. Kerja-kerja kearsiapan bukan kerja sampingan yang hanya bisa dilakukan di akhir pekan melainkan sebuah aktivitas rutin keseharian yang membutuhkan konsentrasi dan profesionalisme yang tinggi. Kearsiapn dan pengarsiapan tidak boleh dilakukan di saat hendak pulang kerja. Karena kearsiapan membutuhkan persiapan dan kerja total dari pagi hingga sore. Tanpa aktivitas harian itu, keputusan harian pun bisa terkendala, misalnya karena dokumen tidak ditemukan atau tidak tepat dan cepat dalam menemukannya.
Artikel ini ditulis untuk mendukung sebuah peran bahwa betapa pentingnya sebuah peran dan fungsi kearsipan dalam sebuah kelembagaan guna menunjang kerja dan keputusan dalam perkantoran,
Peran dan Fungsi Kearsipan
Peran Kearsipan
Dunia semakin kompleks di tengah maraknya dunia digital. Datangnya informasi sangat deras sekali dalam setiap harinya. Transaksi yang pada awalnya berupa data statis seperti kertas berganti digital. Tumpukan informasi dan data datangnya lebih sering melalui media sosial seperti WA atau media lainnya. Dunia seolah menuntut pendataan setiap informasi yang datang, kapan, dimana, dari siapa, dan dalam rangka apa. Tanpa pendataan dan pemeliharaan data itu maka informasi akan tumpang tindih atau hilang.
Problem inilah yang menghendaki lahirnya peran penting kearsipan dalam dunia perkantoran. Setidaknya ada lima peran penting kearsiapan yang bisa dijabarkan dalam tulisan ini. Pertama, sebagai pusat informasi. Urat nadi menejemen kantor dalam menjalankan gerak pengorganisasian terletak pada data atau dokumen yang terarsipkan dengan baik. Penataan arsip yang baik dapat memberikan informasi atau pengetahuan tentang gerak langkah organisasi perkantoran. Bahkan, apakah kinerja kepemimpinan sudah sesuai dengan tujuan dibentuknya lembaga bisa didapat dari arsip. Artinya, pengarsipan memiliki peran memberikan dan menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh lembaga seperti dokumentasi kegiatan, surat menyurat, dan informasi lainnya secara lengkap guna pengambilan keputusan. Dengan demikian, ini yang kedua, arsip juga berperan sebagai alat kontrol kinerja. Tepatnya, sebagai pusat pengetahuan, arsip juga menjadi alat kontrol apakah kegiatan, aktivitas, hingga kinerja pegawai berjalan sesuai tujuan atau tidak.
Ketiga, bukti tertulis dan ingatan organisasi. Dokumen adalah alat sejarah. Ia tidak hanya berbicara soal pengetahuan tapi juga bukti adalah sebuah kegiatan atau aktivitas. Tanpa dokumen yang terarsipkan, sebuah kegiatan, pelan tapi pasti, akan terlupakan dan akan hilang ditelan masa. Ia hanya menjadi cerita yang sulit dibuktikan bukan sebuah sejarah yang terdata melalui kelengkapan dokumen. Karenanya, arsip merupakan bukti hukum yang sah dalam sejarah yang tidak bisa diabaikan. Sehingga dapat dikatakan, yang keempat, arsip juga memiliki peran sebagai bukti sejarah.
Kelima, dasar penyusunan kebijakan hingga pelaksanaan. Dengan arsip yang tertata dengan baik, kebijakan dan keputusan bisa diambil dengan menyesuaikan dengan data masa lalu. Dengan demikian, kebijakan dan keputusan bisa diambil dengan cepat, tepat dan akurat.
Fungsi Kearsipan
Tidak hanya peran, kearsipan juga memiliki fungsi penting yang harus diperhatikan. Pertama, dasar administrasi yang sah. Dari aspek ini, asrsip berfungsi untuk membantu seluruh aktivitas tata usaha hingga pimpinan menjadi lebih teratur, rapi, terstruktur, dan terkendali. Kedua, dasar rujukan informasi. Sebagaimana peran arsip, fungsinya juga memiliki nilai informatif. Yakni menyediakan berbagai data dan fakta-fakta yang dapat dijadikan rujukan dan pertimbangan dalam pemgambilan keputusan, baik yang ada di lingkungan kantor maupun aktivitas atau kegiatan di luar kantor.
Ketiga, dasar hukum. Apabila terjadi problem atau perselisihan, baik di lingkungan kantor atau antar lembaga maka arsip memiliki fungsi hukum yang sah dan diakui. Hal ini memungkinkan untuk meminimalisir atau menanggulangi konflik yang dihadapi. Dan keempat, dasar sejarah. Setiap lembaga adalah bukti sejarah lahirnya budaya. Namun tanpa dukomen maka tidak diakui. Dengan demikian, arsip memiliki fungsi penting dalam pembuktian sejarah bangsa.
Tata kelola kearsipan
Fungsi dan peran kearsipan memang penting. Namun tanpa pemahaman pengelolaan yang baik maka tetap tidak akan berjalan. Setidaknya ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam pengelolaan arsip:
· Memberi kode atau label pada setiap dokumen sesuai jenis, tanggal, maupun perihal surat.
· Menyusun lemari arsip secara berurutan dan memiliki daftar isi atau indeks agar mudah dicari.
· Memisahkan penyimpanan dokumen yang masih aktif dan yang sudah tidak aktif.
· Melakukan penjagaan serta perawatan berkala agar dokumen tidak rusak atau hilang.
· Mulai memanfaatkan sistem penyimpanan digital atau aplikasi kearsipan untuk melengkapi sistem manual guna mempercepat pencarian dan pengamanan dokumen.
Dengan tata kelola arsip yang baik maka didapat beberapa manfaat; pertama kemudahan. Yakni mempermudah dalam pencarian dokumen secara cepat, tepat dan akurat. Tenaga dan biaya pencarian menjadi sangat minim. Kedua, keamanan. Diakui atau tidak, dokumen sebuah lembaga merupakan rahasia yang tidak boleh diketahui sembarang orang. Maka mengarsipkan dokumen secara tidak langsung menjaga keamanan, kerahasiaan dan keutuhan data. Pencurian data bisa dihindari. Ketiga, efisiensi dan produktivitas. Pengarsipan yang baik, juga membuat kinerja pegawai lebih efektif karena setiap pegawai bisa mengakses data yang dibutuhkan dengan cepat melalui panduan arsiparis. Bahkan dapat melahirkan ide-ide baru atau lebih produktif karena pegawai dapat mengetahui arah dan langkah organisasi kelembagaan.
Keempat, efisiensi. Pengarsipan juga membuat kerja efisien, baik dalam waktu maupun biaya. Karena dengan adanya arsip, dokumen bisa terhindar dari duplikasi sehingga biaya dan peralatan maupun penyimpanan bisa meminimalisir pendanaan.
Namun demikian, sebaik dan seberfungsi apa pun arsip dokumen, tetap memiliki kekurangan yang perlu diperhatikan. Pertama, ruang khusus. Yang disimpan adalah data statis berupa dukomen yang tentunya membutuhkan ruang penyimpanan yang luas. Kecuali itu, arsip itu berupa digital. Hanya saja membutuhkan memory hardist yang harganya tidak murah. Sehingga, lebih-lebih yang dokumen statis, dokumen digital saja membutuhkan biaya besar terutama di awal-awal. Bahkan jika memperhitungkan ruang anti lembab, mengingat dokumen yang disimpan berupa kertas yang rentyan rusak, tentu biaya lebih besar lagi.
Kedua, membutuhkan tenaga profesional. Sebagaimana dijelaskan di awal bahwa kerja-kerja pengarsipan membutuhkan konsentrasi yang besar agar tidak salah dalam pelabelan, misalnya, sekaligus membutuhkan waktu yang banyak. Karena arsip, sekali lagi, tidak dapat dilakukan secara semauanya, seadanya, atau seperlunya. Tidak bisa. Karena salah sedikit bisa berantakan semuanya. Bahkan jika sudah tertata, namun ada orang lain yang masuk tanpa mengikuti arahan maka mudah terjadi kekacauan dokumen. Tata letak dokumen hanya bisa dilakukan oleh arsiparis yang profesional.
Kesimpulan
Kearsipan bukan pekerjaan mudah atau aktivitas sampingan. Kearsipan laksana urat nadi organisasi yang memandu, mengikat, mengarahkan, dan mengontrol gerakan sebuah lembaga. Ia tidak terpisah sekalipun memiliki ruang khusus. Arsip bukan hanya jejak dokumen tapi alat kontrol menejemen kantor. Bukti-bukti dokumentasi, sarana pengawasan, keputusan-keputusan, merupakan catatan sejarah yang memiliki dasar hukum resmi dan sah.
Jika dilihat dari fungsi dan perannya, kekurangan pengarsipan tidak untuk dihindari melainkan harus dipikirkan dan diselesaikan. Kekurangan bukan sebuah kendala tapi merupakan tantangan untuk diatasi. Karena manfaat, fungsi, dan peran kearsipan jauh lebih besar dari kekurangannya. Biaya dan ruang hendaknya diatasi bukan dibatasi.
Penutup
Tulisan ini merupakan awal pemikiran bukan akhir. Maka dibutuhkan kejernihan pikir dan pengalaman-pengalaman yang lama bergelut dengan dunia arsip untuk memberikan masukan terhadap tulisan ini. Jika tulisan ini dianggap cukup memberikan wawasan bagi pembaca, tentu ini menjadi nilai tambah bagi penulis untuk berpikir. Bahwa manusia sulit menatap masa depan tanpa menata masa lalu. Dan, masa lalu yang terdokumentasi itu adalah arsip.
